Actualizado el 25 septiembre 2026
Modelo de factura comercial en Excel y Word (commercial invoice)
La factura comercial es el documento definitivo de una venta internacional de mercancías. La emite el exportador, recoge el precio pactado y las condiciones de entrega (Incoterm) y es la base con la que la aduana calcula aranceles e impuestos. Aquí tienes una plantilla bilingüe en español e inglés, con fórmulas en Excel, y la explicación de qué datos lleva, qué IVA se aplica y en qué se diferencia de la factura proforma y del packing list.
Plantilla de factura comercial para descargar
La plantilla en Excel calcula el importe de cada línea, el valor de la mercancía, el transporte, el seguro y el total. Trae un ejemplo rellenado de una exportación de aceite de oliva para ver el formato. La versión en Word es la misma factura para rellenar a mano o en el ordenador, con los recuadros de exportador, importador, Incoterm, código arancelario, pesos y bultos.
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Datos que lleva una factura comercial de exportación
Una factura comercial de exportación reúne los datos de una factura ordinaria y los que necesita la aduana del país de destino. Los que no pueden faltar son estos.
- Número, serie y fecha, dentro de la numeración correlativa de tus facturas.
- Exportador e importador, con nombre o razón social, dirección, número fiscal y, en el caso del exportador, el número EORI que se usa en las aduanas de la Unión Europea.
- Descripción de la mercancía con cantidad, precio unitario e importe de cada línea.
- Código arancelario (HS o TARIC) y país de origen de cada producto.
- Incoterm y lugar de entrega, que fijan qué costes y riesgos asume cada parte.
- Moneda y forma de pago, por ejemplo transferencia a 30 días o crédito documentario.
- Transporte y seguro desglosados cuando el Incoterm los incluye.
- Bultos, peso bruto, peso neto y volumen.
- Mención de la exención de IVA cuando la venta está exenta.
- Firma y sello del exportador.
El ICEX recuerda en su guía de trámites de exportación que la responsabilidad de que la clasificación arancelaria sea correcta es del exportador o del importador, aunque trabajen con un agente de aduanas. Conviene comprobar el código TARIC antes de emitir la factura.
IVA en la factura comercial
El IVA depende de adónde va la mercancía. Una exportación fuera de la Unión Europea está exenta de IVA con derecho a deducir, y una venta a una empresa de otro país de la UE también está exenta si el cliente tiene un NIF-IVA válido. En los dos casos la factura tiene que indicar el artículo que ampara la exención (artículo 6.1.j del Reglamento de facturación).
| Destino de la mercancía | IVA | Mención en la factura | Documento que justifica la salida |
|---|---|---|---|
| Fuera de la Unión Europea | Exenta | «Operación exenta de IVA, art. 21 de la Ley 37/1992» | Declaración de exportación (DUA) |
| Empresa de otro país de la UE con NIF-IVA en el VIES | Exenta | «Operación exenta de IVA, art. 25 de la Ley 37/1992» y NIF-IVA del cliente | Documentos de transporte, sin DUA |
| Cliente en España | 21 %, 10 % o 4 % | Tipo y cuota de IVA | No aplica |
Datos revisados en septiembre de 2026 con la Ley 37/1992 del IVA y la información de la Agencia Tributaria sobre exportaciones. La venta a otro país de la UE tiene su propia ficha en la plantilla de factura intracomunitaria.
Los 11 Incoterms 2020
Los Incoterms son las reglas de la Cámara de Comercio Internacional que reparten entre vendedor y comprador los costes, los riesgos y los trámites del transporte. La versión vigente en 2026 es la de 2020. La CCI ha empezado a preparar la revisión de 2030, pero no ha publicado ningún texto nuevo.
| Incoterm | Transporte | El vendedor entrega la mercancía |
|---|---|---|
| EXW (En fábrica) | Cualquiera | En sus instalaciones, sin cargarla ni despacharla |
| FCA (Franco transportista) | Cualquiera | Al transportista del comprador, despachada para exportación |
| CPT (Transporte pagado hasta) | Cualquiera | Al primer transportista, pagando el flete hasta destino |
| CIP (Transporte y seguro pagados hasta) | Cualquiera | Como en CPT, contratando además el seguro |
| DAP (Entregada en lugar) | Cualquiera | En destino, lista para descargar |
| DPU (Entregada y descargada en lugar) | Cualquiera | En destino, descargada |
| DDP (Entregada con derechos pagados) | Cualquiera | En destino, con los aranceles e impuestos de importación pagados |
| FAS (Franco al costado del buque) | Marítimo | Junto al buque en el puerto de origen |
| FOB (Franco a bordo) | Marítimo | A bordo del buque en el puerto de origen |
| CFR (Coste y flete) | Marítimo | A bordo, pagando el flete hasta el puerto de destino |
| CIF (Coste, seguro y flete) | Marítimo | Como en CFR, contratando además el seguro |
Factura comercial, factura proforma y packing list
Los tres documentos viajan juntos en una exportación, pero cada uno tiene una función distinta. Solo la factura comercial es una factura a efectos de IVA.
| Documento | Cuándo se emite | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Factura proforma | Antes de la venta | Oferta detallada para que el comprador pida licencias de importación, abra un crédito documentario o pague por adelantado. No tiene validez fiscal |
| Factura comercial | Al vender y enviar la mercancía | Documento fiscal de la venta y base del despacho de aduanas |
| Packing list (lista de contenido) | Con el envío | Detalla el contenido, el peso y las medidas de cada bulto para la carga y la inspección |
Si todavía estás en la fase de oferta, usa la factura proforma y pasa a la comercial cuando el cliente confirme el pedido.
Cómo rellenar la factura comercial paso a paso
- Numera y fecha la factura con la misma serie que el resto de tus facturas o con una serie propia para exportación.
- Rellena exportador e importador, con el EORI del exportador y el número fiscal del cliente en su país.
- Elige el Incoterm y el lugar, por ejemplo «FCA Valencia» o «CIF Veracruz».
- Describe cada producto con su código TARIC, país de origen, cantidad y precio.
- Añade transporte y seguro si el Incoterm los pone a cargo del vendedor.
- Aplica el IVA que corresponda o pon el 0 % con la mención de exención.
- Completa bultos, pesos y volumen, que tienen que coincidir con el packing list y el documento de transporte.
- Firma y envía la factura al cliente y a tu agente de aduanas para preparar la declaración de exportación.
Ejemplo. Aceites del Sur, S.L. vende a un distribuidor de Ciudad de México 1.200 botellas de aceite de oliva virgen extra a 6,40 € y 300 latas de 5 litros a 32,50 €, en condiciones FCA Valencia. La factura suma 17.430 € de mercancía, sin transporte ni seguro, porque desde Valencia los paga el comprador. Como la mercancía sale de la UE, lleva IVA del 0 % con la mención «Operación exenta de IVA, art. 21 de la Ley 37/1992». El código arancelario 1509 20 00 y el origen ES aparecen en cada línea. Es el ejemplo que viene rellenado en la plantilla de Excel.
Preguntas frecuentes sobre la factura comercial
¿Qué es una factura comercial?
Es la factura definitiva de una venta de mercancías, en especial en el comercio internacional. Acredita el precio y las condiciones de la venta y la aduana la usa para calcular aranceles e impuestos.
¿La factura comercial lleva IVA?
Si la mercancía sale de la Unión Europea, no, porque la exportación está exenta por el artículo 21 de la Ley del IVA. Si se vende a una empresa de otro país de la UE con NIF-IVA válido, tampoco, por el artículo 25. En ventas dentro de España lleva el IVA ordinario.
¿Hay que hacer la factura comercial en inglés?
No es obligatorio, pero la aduana del país de destino puede exigir una traducción. Por eso lo habitual es una factura bilingüe, como la de esta plantilla.
¿Quién hace el DUA de exportación?
Lo presenta el exportador o su representante aduanero, normalmente un agente de aduanas, a partir de la factura comercial y del packing list.
¿Qué diferencia hay entre factura comercial y factura proforma?
La proforma es una oferta sin validez fiscal que se emite antes de la venta. La factura comercial es la factura real de la operación y se contabiliza y declara.
ℹ️ Aviso. Plantilla orientativa, revisada en septiembre de 2026 con el Reglamento de facturación (RD 1619/2012), la Ley 37/1992 del IVA y la información de la Agencia Tributaria sobre exportaciones. Cada país de destino puede pedir datos adicionales. Confírmalos con tu agente de aduanas o con la Cámara de Comercio.
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