Actualizado el 25 septiembre 2026
Factura proforma 2026: modelo en Word, Excel y PDF gratis
La factura proforma es un documento previo a la venta que muestra al cliente, con formato de factura, lo que va a comprar, el precio, los impuestos y las condiciones de entrega y de pago. No es una factura: no tiene validez fiscal, no lleva el número de tu serie de facturas y no obliga a pagar. Aquí tienes más de 30 modelos gratis en Excel, Word y PDF, uno nuevo de 2026 con los cálculos de IVA e IRPF, y cómo hacer una proforma paso a paso.
Plantillas de Factura Proforma para Descargar Gratis en Excel, Word y PDF
Aquí te presentamos varios modelos de proforma y su enlace de descarga gratuito. Cada formato de proforma tiene diferentes características.
Modelo Proforma en Excel
Las proformas en Excel tienen los cálculos automatizados mediante fórmulas. Solo tendrás que rellenar la descripción del artículo o servicio junto con su precio unitario y la hoja de cálculo hará el resto.
Factura proforma 2026 en Excel y Word (con IVA e IRPF)
Modelo nuevo, en blanco y negro y listo para imprimir: numeración propia (PRO-2026-001), fecha de validez, forma de pago, plazo de entrega, Incoterm para exportación y los cálculos de descuento, IVA y retención de IRPF hechos en el Excel.
Descargar factura proforma 2026 en Excel | Descargar factura proforma 2026 en Word
Modelo Proforma en Word
Las proformas en Word son editables y modificables, tanto en los campos como en el diseño. Aunque las sumas no se hacen de forma automática resultan fácil de modificar y adaptar a los datos necesarios.
Factura Proforma en PDF
Descarga la factura proforma en pdf rellenable y rellena los campos editables dentro del propio documento. Este formato es proforma machote, es decir, tiene los campos del formulario incorporados en el pdf para rellenarlos directamente con tus datos.
Descargar modelo proforma para imprimir en Pdf
Ejemplos de proforma
A continuación te presentamos varios ejemplos de proformas en diferentes diseños y estilos para que las descargues en tu PC. Todas tienen la marca de agua «No pagada» en color gris suave que se imprimirá en la factura.
Cómo hacer una factura proforma paso a paso
- Pon un título claro: «Factura proforma» o «Proforma», para que nadie la confunda con una factura.
- Numérala con una serie propia (por ejemplo, PRO-2026-001). No uses la numeración de tus facturas: la serie de facturas tiene que ser correlativa y la proforma no forma parte de ella.
- Añade los datos del emisor y del cliente: nombre o razón social, NIF y dirección.
- Indica la fecha y hasta cuándo es válida la oferta (30 días es lo habitual).
- Describe los productos o servicios: cantidad, precio unitario, descuentos e importe de cada línea.
- Calcula la base imponible y los impuestos que tendrá la factura: IVA del 21 %, 10 % o 4 % según el producto y, si eres profesional y el cliente es una empresa, la retención de IRPF del 15 % (7 % los primeros años).
- Escribe las condiciones: forma y plazo de pago, plazo de entrega, gastos de envío y, si exportas, el Incoterm.
- Envíala en PDF. Cuando el cliente acepte y se haga la operación (o pague un anticipo), emite la factura definitiva.
El Excel hace las sumas solo. En Word tendrás que calcular a mano, y el PDF sirve para imprimir y rellenar con bolígrafo.
¿Qué es una factura proforma y qué validez tiene?
La factura proforma es una oferta comercial con formato de factura: informa al cliente de lo que costará la operación antes de hacerla. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) no la regula, así que no es una factura a efectos fiscales:
- No se anota en el libro de facturas emitidas y el cliente no puede deducirse el IVA con ella.
- No obliga a pagar: el compromiso llega cuando el cliente la acepta o se firma el pedido.
- Al no ser una factura, no se registra en los sistemas de facturación de Verifactu.
- Si el cliente paga por adelantado, ese cobro sí genera IVA y hay que emitir una factura (del anticipo o de la operación completa). La proforma nunca sustituye a esa factura.
¿Para qué se usa una proforma?
- Para cobrar por adelantado: el cliente paga con la proforma y después recibe la factura.
- En comercio exterior (proforma invoice): el importador la usa para pedir licencias, abrir una carta de crédito o preparar la aduana. Conviene indicar el Incoterm, el país de origen, el código arancelario (TARIC/HS), el peso y el número de bultos.
- Para pedir financiación o subvenciones, como justificante del precio de lo que se va a comprar.
- En el envío de muestras sin valor comercial.
Diferencia entre proforma, presupuesto, albarán y factura
| Documento | Cuándo se emite | Validez fiscal |
|---|---|---|
| Presupuesto | Antes de que el cliente decida: calcula el coste de un trabajo. | No |
| Factura proforma | Cuando ya hay intención de compra: detalla la operación con formato de factura. | No |
| Albarán | Al entregar la mercancía: justifica la entrega. | No |
| Factura | Al hacer la operación o cobrar un anticipo. | Sí |
Preguntas frecuentes sobre la factura proforma
¿La proforma lleva IVA?
Debe mostrar el IVA que llevará la factura para que el cliente conozca el precio final, pero ese IVA no se declara ni se deduce hasta que se emite la factura.
¿Hay que numerar las facturas proforma?
No es obligatorio, pero es recomendable darles una numeración propia (PRO-2026-001, PRO-2026-002…) distinta de la serie de facturas, para poder localizarlas.
¿Una proforma se puede anular?
Sí, basta con comunicarlo al cliente. Como no es una factura, no hace falta emitir una factura rectificativa.
¿Qué diferencia hay entre «proforma» y «factura proforma»?
Ninguna: son dos formas de llamar al mismo documento. En inglés se llama proforma invoice.
¿Proforma y cotización son lo mismo?
No exactamente. «Cotización» es como se llama en Latinoamérica al presupuesto: el precio que se ofrece antes de que el cliente decida. La proforma llega un paso después, cuando ya hay intención de compra, y detalla la operación con formato de factura (datos fiscales, impuestos, condiciones de entrega y de pago). Muchas empresas envían la cotización directamente con formato de proforma; en ese caso, indica siempre hasta cuándo es válida. Ninguna de las dos es una factura ni tiene validez fiscal.
📌 Revisado en septiembre de 2026. Modelos orientativos: para operaciones de comercio exterior, confirma con tu transitario o agente de aduanas los datos que exige el país de destino.
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