Actualizado el 25 septiembre 2026
Cómo hacer una factura paso a paso, con ejemplo y plantilla
Una factura es el documento que justifica una venta o un servicio y que Hacienda exige a autónomos y empresas cada vez que cobran por su actividad. Para que sea válida tiene que llevar los datos que marca el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), como el número correlativo, la fecha, los datos fiscales de las dos partes, la descripción, la base imponible, el IVA y el total. Esta guía explica cómo hacer una factura paso a paso, con un ejemplo resuelto con IVA y retención de IRPF, los plazos para emitirla y conservarla y qué cambia con Verifactu.
Datos obligatorios de una factura
El contenido depende de si es una factura completa, la normal entre empresas y profesionales, o una factura simplificada, el antiguo tique, que se permite en ventas pequeñas.
| Dato | Factura completa (art. 6) | Factura simplificada (art. 7) |
|---|---|---|
| Número y serie correlativos | Sí | Sí |
| Fecha de expedición | Sí | Sí |
| Nombre o razón social y NIF del emisor | Sí | Sí |
| Nombre, NIF y domicilio del cliente | Sí | Solo si el cliente es empresario y lo pide para deducir el IVA |
| Domicilio del emisor | Sí | No |
| Descripción de la operación | Con precio unitario y descuentos | Tipo de bienes o servicios |
| Base imponible, tipo de IVA y cuota | Desglosados | Tipo de IVA o la mención «IVA incluido» |
| Fecha de la operación, si es distinta | Sí | Sí |
| Mención de exención o de inversión del sujeto pasivo | Si procede | Si procede |
| Importe total | Sí | Sí |
La factura simplificada se puede emitir hasta 400 € con IVA incluido, o hasta 3.000 € en los sectores que prevé el reglamento, como el comercio minorista o la hostelería. Si la retención de IRPF procede, la factura completa la muestra restándola del total. Fuente, el Reglamento de facturación en el BOE.
Cómo hacer una factura paso a paso
- Elige la plantilla o el programa. Para empezar basta una plantilla de Word o Excel, como la factura de autónomo.
- Pon el número y la serie. Tiene que seguir al de la factura anterior de esa serie, por ejemplo 2026-015 después de 2026-014.
- Escribe la fecha de expedición y, si es distinta, la fecha en que se hizo el trabajo o se entregó el producto.
- Completa tus datos fiscales, que son nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Añade los datos del cliente, con nombre, NIF y domicilio.
- Describe lo que facturas línea a línea, con cantidad, precio unitario y descuentos.
- Calcula la base imponible, el IVA y, si procede, la retención de IRPF.
- Indica el total y la forma de pago, con el número de cuenta y el vencimiento.
- Guarda una copia y envíala al cliente en PDF o en papel.
Ejemplo de factura con IVA y retención de IRPF
Javier es traductor autónomo desde hace seis años. En octubre de 2026 traduce un manual técnico para una empresa de Zaragoza y lo factura así.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Traducción de manual técnico, 10.000 palabras a 0,10 € | 1.000,00 € |
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | + 210,00 € |
| Retención de IRPF (15 %) | − 150,00 € |
| Total a pagar | 1.060,00 € |
La empresa paga a Javier 1.060 € e ingresa los 150 € de retención en Hacienda con su modelo 111. Javier declara los 210 € de IVA en su modelo 303. Si el cliente hubiera sido un particular, no habría retención y el total sería de 1.210 €. Si Javier estuviera en su primer año de actividad, podría aplicar una retención del 7 % comunicándolo al cliente. La factura con IRPF ya trae estas fórmulas.
Numeración y series de facturas
Las facturas se numeran de forma correlativa dentro de cada serie, sin saltos ni repeticiones. Se pueden usar varias series, por ejemplo una por año (2026-001), otra para las facturas rectificativas (R-2026-001) o una por establecimiento, pero dentro de cada serie el número siempre sube. Si falta un número, hay que poder explicar qué pasó con esa factura, por ejemplo si se anuló antes de enviarla.
Plazos para emitir y conservar las facturas
| Obligación | Plazo |
|---|---|
| Emitir la factura a un particular | En el momento de la operación |
| Emitir la factura a un empresario o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente a la operación |
| Conservar las facturas a efectos fiscales | 4 años, el plazo de prescripción de Hacienda |
| Conservar la documentación contable (empresas) | 6 años, según el Código de Comercio |
Errores frecuentes y cómo corregirlos
- Olvidar el NIF o el domicilio del cliente. El cliente no podrá deducirse el IVA.
- Aplicar un tipo de IVA equivocado o la retención a un particular.
- Saltarse números o repetirlos al cambiar de año sin cambiar de serie.
- No indicar la exención en ventas a otros países de la UE o exportaciones, algo que la factura comercial resuelve para las ventas al extranjero.
Una factura ya emitida no se borra ni se modifica. Si tiene un error, se emite una factura rectificativa, con su propia serie, que identifica la factura original y corrige el dato o el importe. Se puede rectificar dentro de los cuatro años siguientes al devengo de la operación.
Qué cambia con Verifactu y la factura electrónica
Verifactu es el sistema de la Agencia Tributaria que obliga a que los programas de facturación registren cada factura de forma que no se pueda alterar, con un código QR. Será obligatorio el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos. Hacer las facturas en Word o Excel solo para rellenarlas e imprimirlas no convierte esa hoja en un programa de facturación, según los criterios de la AEAT, y la Agencia ofrece una aplicación gratuita para quien prefiera un sistema adaptado.
La factura electrónica obligatoria entre empresas ya tiene reglamento (Real Decreto 238/2026), pero sus plazos empiezan a contar desde una orden ministerial que en septiembre de 2026 todavía no se ha publicado. El proyecto de orden prevé la obligación para octubre de 2027 en las empresas de más de 8 millones de facturación y para octubre de 2028 en el resto.
Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una factura
¿Cómo hago una factura si no soy autónomo?
No puedes emitir facturas por una actividad habitual sin estar dado de alta en Hacienda y, en general, en la Seguridad Social. Para una operación puntual existen alternativas, como las cooperativas de facturación, pero conviene consultarlo antes con una asesoría.
¿Puedo hacer facturas en Word o Excel?
Sí. Hoy es válido y, según los criterios publicados por la Agencia Tributaria, seguirá siéndolo con Verifactu si la hoja solo sirve para rellenar e imprimir y no lleva un registro automático de las facturas.
¿Qué datos tiene que llevar una factura?
Número y serie, fecha, datos fiscales del emisor y del cliente, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA, retención si procede y total. La factura simplificada lleva menos datos.
¿Cuándo hay que poner retención de IRPF en la factura?
Cuando un profesional factura a una empresa o a otro profesional. El tipo general es el 15 %, y el 7 % en el año de alta y los dos siguientes.
¿Qué hago si me he equivocado en una factura?
Emitir una factura rectificativa que haga referencia a la original y corrija el error. La factura original no se anula ni se borra.
ℹ️ Aviso. Guía informativa, revisada en septiembre de 2026 con el Real Decreto 1619/2012, la Ley del IVA y la información de la Agencia Tributaria sobre Verifactu. No sustituye el asesoramiento de una gestoría o asesoría fiscal.
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